L'ufficio ha il compito di attribuire il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione, all’inserimento, alla modifica; garantisce che le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo vengano portate a ter mine nei tempi e nelle modalità stabilite dalla legge e dai regolamenti adottati per il settore; in collaborazione con l’ufficio CED, assicura la corretta produzione e la conservazione del registro di protocollo giornaliero e cura le funzionalità del sistema nell’eventualità di guasti e anomalie; autorizza le operazioni d i annullamento e vigila sull’operato del personale autorizzato alle operazioni sul protocollo.

L'ufficio ha inoltre, il compito di gestire il passaggio delle pratiche chiuse dagli uffici all’archivio di deposito e da questo, qualora la documentazione stessa abbia la dignità, all’archivio storico.

Organizza attività legate alla corretta gestione, alla salvaguardia, alla valorizzazione e alla fruizione dei beni archivistici che abbiano acquisito l’importanza storica e per questo cura la redazione degli strumenti di corredo, organizza mostre, eventi culturali, segue la pubblicazione del bollettino dell’archivio.